Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Kristin Leupold
Spechtweg 19
79798 Jestetten, Deutschland
E-Mail: info@dokumentenhilfe.ch
Weitere Angaben stehen im Impressum. Die Betreiberin ist in Deutschland ansässig und betreibt das Angebot als Nebengewerbe. Das Angebot richtet sich insbesondere an Nutzerinnen und Nutzer in der Schweiz.
Sie können uns bei Fragen zum Datenschutz über die im Impressum angegebenen Kontaktmöglichkeiten erreichen.
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website, die Entgegennahme Ihrer Anfrage, die Zahlungsabwicklung, die technische Auswertung Ihres eingereichten Arbeitszeugnisses, die Erstellung der verständlichen Einordnung und die Bereitstellung des Ergebnisses erforderlich ist.
Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: technische Zugriffsdaten, E-Mail-Adresse, Zahlungsstatus, hochgeladene Arbeitszeugnisse, von Ihnen freiwillig mitgeteilte Zusatzinformationen, automatisch erzeugte Auswertungstexte sowie interne Vorgangs- und Statusdaten.
2a. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Soweit die Datenschutz-Grundverordnung anwendbar ist, stützen wir die Verarbeitung auf folgende Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrags: Entgegennahme und Auswertung Ihres Dokuments, Zahlungsabwicklung, Bereitstellung des Ergebnisses, Versand der zugehörigen E-Mails.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionierenden Angebot: Server-Protokolle, Abwehr von Missbrauch und automatisierten Massenanfragen, anonymisierte Nutzungsstatistik.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungs- und Zahlungsbelege.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, soweit wir eine solche ausdrücklich einholen.
Für Nutzerinnen und Nutzer mit Wohnsitz in der Schweiz gilt daneben das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Die Bearbeitung erfolgt dort gestützt auf die Vertragserfüllung sowie auf unser überwiegendes Interesse an einem sicheren Betrieb.
3. Zugriff auf die Website und Server-Logfiles
Beim Aufruf dieser Website werden aus technischen Gründen Daten verarbeitet, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, übertragene Datenmenge, Browsertyp, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL und technische Statusmeldungen gehören.
Diese Daten werden verarbeitet, um die Website bereitzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten, Missbrauch zu verhindern und technische Fehler nachvollziehen zu können.
4. Hosting
Diese Website wird bei STRATO beziehungsweise einem externen Hostinganbieter betrieben. Dabei werden die für den Betrieb der Website erforderlichen Daten auf den Servern des Hostinganbieters verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere technische Zugriffsdaten, Website-Dateien und Daten, die im Rahmen der Nutzung des Services übermittelt werden.
Der Einsatz eines Hostinganbieters ist erforderlich, um die Website sicher und zuverlässig bereitzustellen.
5. Upload von Arbeitszeugnissen
Wenn Sie über die Website ein Arbeitszeugnis oder ein ähnliches Dokument hochladen, werden die von Ihnen bereitgestellten Dateien zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Diese Dokumente können personenbezogene Daten enthalten, zum Beispiel Namen, Arbeitgeberangaben, Funktionsbezeichnungen, Tätigkeitsbeschreibungen, Angaben zur Leistung, zum Verhalten, zur Beschäftigungsdauer und weitere Informationen aus dem Arbeitsverhältnis.
Die Verarbeitung erfolgt ausschliesslich zu dem Zweck, Ihnen eine verständliche Einordnung des hochgeladenen Arbeitszeugnisses bereitzustellen. Dazu gehören insbesondere Hinweise zu Formulierungen, Aufbau, Vollständigkeit, Ton, Schlussformel und Gesamteindruck.
Bitte laden Sie nur Unterlagen hoch, die für die gewünschte Einordnung erforderlich sind. Persönliche Daten können vor dem Upload geschwärzt werden, sofern der eigentliche Zeugnistext weiterhin lesbar bleibt.
6. Freiwillige Zusatzangaben
Sie können freiwillig zusätzliche Informationen oder eine konkrete Frage zu Ihrem Arbeitszeugnis mitteilen. Diese Angaben werden verwendet, um die Auswertung besser auf Ihr Anliegen auszurichten.
Bitte geben Sie nur Informationen an, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind.
7. KI-gestützte Verarbeitung der Inhalte
Zur Erstellung der verständlichen Einordnung werden hochgeladene Dokumente, daraus ausgelesene Texte, Bilder, PDF-Inhalte und Ihre Zusatzangaben technisch an OpenAI (OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA) übermittelt und dort verarbeitet. Die Verarbeitung dient ausschliesslich der Erstellung der von Ihnen angeforderten Auswertung. Es wird kein anderer KI-Dienstleister eingesetzt.
Die KI-gestützte Auswertung erfolgt automatisiert auf Grundlage der von Ihnen bereitgestellten Inhalte. Sie ersetzt keine Rechtsberatung und keine Prüfung durch eine arbeitsrechtlich qualifizierte Fachperson.
Die Übermittlung an OpenAI beinhaltet eine Verarbeitung ausserhalb der Schweiz und ausserhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (USA). Wir übermitteln nur diejenigen Inhalte, die für die Auswertung erforderlich sind. Die für die Auswertung dort hinterlegte Datei wird unmittelbar nach Abschluss der Verarbeitung wieder gelöscht. Nach den Angaben von OpenAI werden über die Programmierschnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.
Die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework, dem OpenAI beigetreten ist, und ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Für Nutzerinnen und Nutzer in der Schweiz gelten die entsprechenden Garantien nach Art. 16 f. DSG. Die doppelte Absicherung ist bewusst gewählt: Der Angemessenheitsbeschluss zum Data Privacy Framework wird auf europäischer Ebene weiterhin überprüft.
7a. Schutz vor Missbrauch
Um automatisierte Massenanfragen und Spam abzuwehren, begrenzen wir die Zahl der Anfragen je Anschluss. Dafür wird Ihre IP-Adresse in verkürzter, nicht rückführbarer Form (Prüfwert) gespeichert.
Wird eine Anfrage als Spam erkannt und deshalb nicht bearbeitet, halten wir zur Nachvollziehbarkeit den Zeitpunkt, den Erkennungsgrund, die IP-Adresse, die angegebene E-Mail-Adresse und einen Auszug des mitgeschickten Textes in einem internen Protokoll fest. Diese Einträge dienen ausschliesslich der Missbrauchsabwehr, werden nicht ausgewertet und nicht weitergegeben. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Zu jedem Vorgang speichern wir ausserdem einen nicht rückführbaren Prüfwert Ihrer IP-Adresse sowie die Kennung Ihres Browsers. Beides dient der Zuordnung und der Sicherheit, nicht der Wiedererkennung einzelner Personen.
8. Zahlungsabwicklung
Für die Zahlungsabwicklung können externe Zahlungsdienstleister eingesetzt werden, insbesondere Stripe. Je nach gewählter Zahlungsmethode können darüber auch TWINT, Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay, PayPal oder weitere von Stripe angebotene Zahlungsarten genutzt werden.
Wenn Sie eine Zahlung auslösen, werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten an den jeweiligen Zahlungsdienstleister übermittelt oder dort direkt erhoben. Dazu können insbesondere Zahlungsbetrag, Zahlungsstatus, Transaktionsdaten, technische Zahlungsinformationen sowie Angaben gehören, die Sie beim Zahlungsdienstleister eingeben.
Vollständige Kreditkarten- oder Zahlungsdaten werden nicht auf unseren eigenen Servern gespeichert.
9. E-Mail-Kommunikation
Wenn Sie den Service nutzen oder mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Kommunikation, um Ihnen Statusinformationen, Zugangshinweise, Ergebnislinks, Belege oder Antworten auf Ihre Anfrage zu senden.
Für den Versand von E-Mails kann ein externer E-Mail-Dienst oder SMTP-Anbieter eingesetzt werden. Dabei werden die für den Versand erforderlichen Daten verarbeitet.
10. Statusseite und Ergebnisabruf
Nach der Übermittlung Ihrer Anfrage kann Ihnen ein persönlicher Status- oder Ergebnislink bereitgestellt werden. Über diesen Link können der Bearbeitungsstand und die erstellte Auswertung abgerufen werden.
Bewahren Sie diesen Link sorgfältig auf und geben Sie ihn nicht an unbefugte Personen weiter. Wer Zugriff auf den persönlichen Link hat, kann unter Umständen auch die zugehörigen Ergebnisinformationen einsehen.
11. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten, hochgeladene Dokumente, Auswertungsergebnisse und Vorgangsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung des Services, den Ergebnisabruf, die technische Sicherheit, die Zahlungszuordnung oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Im Einzelnen gilt:
- Zugang zur Auswertung: Der persönliche Ergebnislink ist 7 Tage ab Eingang Ihrer Anfrage gültig. Danach lässt sich die Auswertung nicht mehr über die Vorgangsseite öffnen.
- Datei bei OpenAI: wird unmittelbar nach der Auswertung gelöscht.
- Hochgeladene Dokumente, Auswertung und Vorgangsdaten: werden auf unserem Server aufbewahrt, solange dies für Rückfragen, die Zahlungszuordnung und die Nachvollziehbarkeit des Vorgangs erforderlich ist. Sie können die Löschung jederzeit formlos per E-Mail verlangen; geben Sie dafür bitte Ihre Vorgangsnummer an. Wir löschen dann alles, was nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt.
- Rechnungs- und Zahlungsbelege: unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen und werden entsprechend länger aufbewahrt.
Zahlungs- und Belegdaten können aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten länger gespeichert werden.
12. Empfänger und externe Dienstleister
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies für die Bereitstellung des Services erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie eingewilligt haben.
Empfänger können insbesondere Hostinganbieter, Zahlungsdienstleister, E-Mail-Dienstleister und technische Dienstleister zur KI-gestützten Verarbeitung sein. Diese erhalten nur diejenigen Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
13. Datenübermittlung ins Ausland
Die Anbieterin ist in Deutschland ansässig. Beim Einsatz von OpenAI als KI-Dienstleister werden Daten in die USA übermittelt. OpenAI unterliegt dem EU-US Data Privacy Framework, das von der EU-Kommission als angemessenes Schutzniveau anerkannt wurde. Für Schweizer Nutzerinnen und Nutzer stützen wir die Übermittlung zusätzlich auf geeignete Garantien gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).
Beim Einsatz weiterer externer Dienstleister (Hosting, Zahlung, E-Mail) kann es ebenfalls zu einer Verarbeitung ausserhalb der Schweiz kommen. In solchen Fällen achten wir darauf, dass die Übermittlung auf einer geeigneten rechtlichen Grundlage erfolgt.
14. Cookies und ähnliche Technologien
Diese Website kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden, soweit sie für den Betrieb der Website, die Zahlungsabwicklung oder die Sicherheit erforderlich sind.
Soweit künftig Analyse-, Marketing- oder Trackingdienste eingesetzt werden sollten, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.
Zur Verbesserung unseres Angebots erfassen wir eigene, anonymisierte Nutzungsstatistiken (aufgerufene Seiten, Herkunftsseite, Klicks auf Schaltflächen). Dabei werden keine Cookies gesetzt. Es wird lediglich der Session-Storage Ihres Browsers verwendet, der beim Schliessen des Browser-Tabs automatisch gelöscht wird. Ihre IP-Adresse wird vor der Speicherung gekürzt (anonymisiert) und zusätzlich nur als nicht rückführbarer Prüfwert abgelegt. Eine Identifizierung einzelner Personen ist damit nicht möglich; es findet keine Weitergabe an Dritte statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der statistischen Auswertung und Verbesserung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
15. Google Fonts und externe Schriftarten
Auf dieser Website werden keine extern geladenen Google Fonts verwendet. Die Darstellung erfolgt über Systemschriftarten beziehungsweise lokal eingebundene Gestaltungselemente. Dadurch wird beim Laden der Seite keine Verbindung zu Google-Servern allein wegen Schriftarten hergestellt.
16. Google Ads, Analyse- und Marketingdienste
Derzeit werden auf dieser Website keine Analyse- oder Marketingdienste wie Google Analytics oder Google Ads Conversion Tracking eingesetzt. Falls solche Dienste künftig verwendet werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.
17. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder unbefugter Veränderung zu schützen.
Bitte beachten Sie dennoch, dass eine Datenübertragung im Internet nie vollständig risikofrei ist. Besonders vertrauliche Informationen sollten Sie nur übermitteln, wenn dies für die gewünschte Einordnung erforderlich ist.
18. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Vorschriften insbesondere das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten sowie gegebenenfalls das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenherausgabe oder Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen.
Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.
Beschwerderecht. Unabhängig davon steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist für uns der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstrasse 20, 70173 Stuttgart, Deutschland. Nutzerinnen und Nutzer mit Wohnsitz in der Schweiz können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, wenden.
Automatisierte Verarbeitung. Die Auswertung Ihres Dokuments wird technisch automatisiert erstellt. Sie ist eine sprachliche Einordnung und keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet; eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
19. Keine Rechtsberatung
arbeitszeugnis-verstehen.ch bietet eine technische und sprachliche Unterstützung zur besseren Verständlichkeit von Arbeitszeugnissen. Der Service stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine Prüfung durch eine arbeitsrechtlich qualifizierte Fachperson.
20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer Änderungen, neuer Funktionen, geänderter Dienstleister oder rechtlicher Anforderungen erforderlich wird. Es gilt jeweils die auf dieser Website veröffentlichte Fassung.