Stand: August 2026
Arbeitszeugnis selbst schreiben: Wenn der Betrieb den Vorschlag von Ihnen erwartet
«Schreiben Sie doch mal einen Vorschlag» klingt nach zusätzlicher Arbeit – ist aber die beste Gelegenheit, die Sie je haben werden, um Ihr eigenes Zeugnis mitzugestalten.
Das Wichtigste in 30 Sekunden
- Entwerfen erlaubt, ausstellen muss der Betrieb.
- Verantwortung für den Inhalt bleibt beim Arbeitgeber.
- Sieben Bausteine gehören hinein – keiner darf fehlen.
- Erfundene Tatsachen sind der einzige echte Fehler.
- Grundlage bleibt Art. 330a OR, auch beim Eigenentwurf.
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Warum Betriebe überhaupt danach fragen
In kleineren Schweizer Betrieben gibt es oft keine Personalabteilung. Die vorgesetzte Person schreibt Zeugnisse vielleicht dreimal im Jahr, kennt die üblichen Formeln nicht auswendig und weiss, dass ein schlecht gebauter Text mehr Ärger macht als Nutzen. Die Bitte um einen Vorschlag ist deshalb selten eine Falle, sondern meistens genau das, wonach sie klingt: eine Bitte um Hilfe.
Für Sie ist das ein Vorteil, den viele verschenken. Wer einen fertigen, sauber formulierten Text abgibt, bestimmt die Ausgangslage. Wer «keine Zeit» sagt und den Betrieb machen lässt, bekommt oft eine Vorlage aus dem Internet mit betont neutralen Formulierungen – und die liegen in der Zeugnissprache regelmässig eine Stufe unter dem, was tatsächlich gemeint war.
Den Entwurf mündlich abmachen und nichts schriftlich abgeben. Was gut gemeint war, versandet dann zwischen Ferien und Tagesgeschäft – und das Zeugnis kommt am Ende doch aus der Vorlage.
Zwei Kolleginnen, derselbe Betrieb, zwei Zeugnisse
Zwei Kauffrauen EFZ verliessen im selben Monat einen Handelsbetrieb im Kanton Luzern, beide nach knapp vier Jahren, beide mit vergleichbaren Aufgaben. Die eine reichte einen zweiseitigen Entwurf ein, der zu rund 80 Prozent übernommen wurde. Die andere überliess es dem Betrieb und erhielt eine Dreiviertelseite mit drei Aufgaben und der Leistungsformel «zu unserer vollen Zufriedenheit» – eine Notenstufe tiefer, ohne dass jemand das so gemeint hätte.
Was erlaubt ist und was nicht
Rechtlich ist die Lage übersichtlich. Der Anspruch aus Art. 330a OR richtet sich gegen den Betrieb; er schuldet Ihnen ein wahres und wohlwollendes Zeugnis. Wie er dazu kommt, regelt das Gesetz nicht. Er darf Ihren Entwurf vollständig übernehmen, teilweise übernehmen oder komplett verwerfen. Mit der Unterschrift macht er den Text zu seiner eigenen Aussage – und trägt ab diesem Moment auch die Verantwortung dafür.
Genau daraus folgt Ihre einzige harte Grenze. Ein Zeugnis muss wahr sein. Wer Aufgaben erfindet, Verantwortung aufbläst oder eine Beförderung hineinschreibt, die es nie gab, schafft ein Papier, das bei der ersten Nachfrage im Vorstellungsgespräch auseinanderfällt. Dass Wahrheit und Wohlwollen zusammen gelten und nicht gegeneinander, beschreibt Ehrlichkeit im Arbeitszeugnis.
| Vorgehen | Zulässig? | Warum |
|---|---|---|
| Eigene Aufgaben vollständig auflisten | Ja | Vollständigkeit ist Ihr Recht, nicht Ihre Bitte |
| Erfolge mit echten Zahlen belegen | Ja | Konkretes wirkt, solange es stimmt |
| Positive, aber wahre Formulierungen wählen | Ja | Wohlwollen ist gesetzlich vorgesehen |
| Eine Funktion nennen, die Sie nie hatten | Nein | Falsche Tatsache, gefährdet Sie und den Betrieb |
| Eine schwache Phase komplett weglassen | Kommt darauf an | Einzelvorfälle ja, prägende Umstände nein |
| Den Austrittsgrund beschönigen | Nein | Muss der Wahrheit entsprechen |
Die sieben Bausteine im Aufbau
Ein vollständiges Zeugnis folgt einer festen Reihenfolge. Halten Sie sie ein, auch wenn Ihnen einzelne Teile unwichtig erscheinen: Eine Personalabteilung, die eine Abweichung bemerkt, liest den ganzen Text misstrauischer. Beginnen Sie mit dem Titel «Arbeitszeugnis», dann Name, Geburtsjahr, Heimatort oder Wohnort, danach Eintritt, Austritt, Funktion und Pensum.
Der Tätigkeitsbeschrieb ist der Teil, den Sie am besten kennen und der Betrieb am schlechtesten. Zählen Sie auf, was Sie tatsächlich getan haben, geordnet nach Wichtigkeit, nicht chronologisch. Nennen Sie Systeme, Zuständigkeitsbereiche und Grössenordnungen. Ein Satz wie «betreute 120 Kundenkonten in Abacus» sagt mehr als drei Zeilen allgemeine Umschreibung. Warum jede weggelassene Aufgabe später als Aussage gelesen wird, erklärt das Vollständigkeitsprinzip.
«Sie war für administrative Tätigkeiten im Bereich Buchhaltung zuständig.»
«Sie führte die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung für rund 120 Konten, erstellte die quartalsweisen Mehrwertsteuerabrechnungen und bereitete den Jahresabschluss für die Treuhandstelle vor.»
Der Leistungsteil: Note ohne Zahl
Hier entscheidet sich, wie Ihr Zeugnis gelesen wird. Schweizer Zeugnisse arbeiten mit Zufriedenheitsformeln, die eine Note tragen, ohne sie zu nennen. Die Steigerung läuft über zwei Schrauben: das Wörtchen stets und die Steigerungsform bei Zufriedenheit. Fehlt eines von beiden, sinkt die Aussage um eine Stufe, auch wenn der Satz freundlich klingt.
| Formulierung | Entspricht etwa | Für den Entwurf |
|---|---|---|
| stets zu unserer vollsten Zufriedenheit | sehr gut | nur, wenn es wirklich passt |
| stets zu unserer vollen Zufriedenheit | gut | der realistische Regelfall |
| zu unserer vollen Zufriedenheit | befriedigend | vermeiden, wirkt tiefer als gemeint |
| zu unserer Zufriedenheit | genügend | nur bei echten Problemen |
| bemüht, den Anforderungen zu genügen | ungenügend | gehört nicht in einen Eigenentwurf |
Der Reflex, sich selbst die Spitzennote zu geben, ist verständlich und meist ein Eigentor. Wenn Ihre Zielvereinbarungen im Mittelfeld lagen, wird die vorgesetzte Person den Satz herunterstufen – und danach den ganzen Entwurf kritischer lesen. Wählen Sie die Stufe, die Sie im Gespräch begründen könnten, und stützen Sie sie mit einem konkreten Satz zu Arbeitsweise oder Ergebnissen. Die feinen Unterschiede zwischen den Formeln zeigt Formulierungen im Arbeitszeugnis.
Drei überprüfbare Eigenschaften plus eine klare, aber nicht übertriebene Leistungsaussage. Kein Vorgesetzter muss hier etwas zurücknehmen, und trotzdem liegt der Satz oben im guten Bereich.
Drei Superlative in einem Satz. Selbst wer wirklich stark war, wirkt hier wie jemand, der sein eigenes Zeugnis geschrieben hat. Der Betrieb kürzt und Sie verlieren die Kontrolle über die Formulierung.
Freundlich, aber ohne Leistungsformel. Ein solcher Satz ersetzt die Bewertung nicht – er steht daneben. Wer nur ihn schreibt, liefert ein Zeugnis ohne Note, und das wird selten zu Ihren Gunsten ausgelegt.
Verhalten und Schlussformel
Der Verhaltensteil hat eine feste Aufzählungsreihenfolge, und die Reihenfolge selbst trägt eine Botschaft. Genannt werden üblicherweise Vorgesetzte, Mitarbeitende und Kundschaft – in dieser Folge. Wer eine Gruppe weglässt, sagt damit etwas über das Verhältnis zu dieser Gruppe, auch wenn er es nicht so meint. Nennen Sie im Entwurf alle Gruppen, mit denen Sie tatsächlich zu tun hatten.
Die Schlussformel besteht im Idealfall aus drei Teilen: Dank für die Mitarbeit, Bedauern über den Weggang und Wünsche für die Zukunft. Fehlt eines davon, entsteht eine spürbare Kühle. Wie deutlich das gelesen wird, beschreibt Schlussformel verstehen. Schreiben Sie alle drei Teile in den Entwurf; ob der Betrieb das Bedauern stehen lässt, ist dann seine Entscheidung und nicht Ihre Unterlassung.
Ein Entwurf, in dem der Verhaltensteil vor dem Leistungsteil steht. Das ist keine Katastrophe, wirkt aber wie ein Versuch, die schwächere Leistung nach hinten zu schieben – und lenkt die Aufmerksamkeit genau dorthin.
Was in der Schweiz für den Eigenentwurf gilt
Drei Bestimmungen bestimmen den Rahmen, und keine davon verbietet Ihnen das Schreiben. Art. 330a Abs. 1 OR gibt Ihnen den Anspruch auf ein Zeugnis, das sich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistung und Verhalten ausspricht. Wer diesen Text vorformuliert, ist im Gesetz nicht geregelt – entscheidend ist allein, dass am Ende der Betrieb dafür einsteht.
Art. 328 OR schützt Ihre Persönlichkeit im Arbeitsverhältnis und ist der Grund, warum ein Zeugnis nicht verdeckt abwerten darf. Er wirkt auch für den Eigenentwurf: Streicht der Betrieb Ihre sachliche Formulierung und ersetzt sie durch eine, die zwischen den Zeilen etwas anderes sagt, ist das kein zulässiges Redigieren mehr. Und Art. 128 Ziff. 3 OR setzt die Frist: Fünf Jahre nach dem Austritt ist der Anspruch verjährt.
Prüfen Sie zusätzlich, ob für Ihren Betrieb ein Gesamtarbeitsvertrag gilt. Manche GAV enthalten eigene Regeln zum Zeugnis, etwa zur Ausstellungsfrist, und gehen dem gesetzlichen Minimum vor, wenn sie günstiger sind.
Bleibt eine schriftliche Bitte samt Erinnerung folgenlos, führt der nächste Schritt zur Schlichtungsbehörde des Kantons. Das Verfahren in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten ist in aller Regel kostenlos, und schon die Einladung dorthin löst viele Fälle. Massgebend bleibt Ihr konkreter Vertrag samt allfälligem GAV – ein Automatismus ist das nicht.
Laden Sie Ihren Text hoch und schreiben Sie dazu, worauf es Ihnen ankommt. Sie bekommen eine Einordnung, welche Stufe Ihr Entwurf tatsächlich trägt und wo er sich verrät.
Ablauf vom Entwurf zur Unterschrift
Planen Sie realistisch. Zwischen der Bitte um einen Vorschlag und dem unterschriebenen Zeugnis liegen in Schweizer Betrieben typischerweise zwei bis fünf Wochen – abhängig davon, wie viele Personen mitlesen. Wer den Entwurf erst am letzten Arbeitstag abgibt, verlängert den Weg unnötig.
Ein praktischer Punkt, der oft übersehen wird: Geben Sie den Entwurf als bearbeitbare Datei ab, nicht als PDF. Wer eine geschützte Datei schickt, zwingt den Betrieb dazu, den Text neu zu schreiben – und dabei geht regelmässig genau die Formulierung verloren, um die es Ihnen ging. Verlangen Sie zudem eine Frist, die Sie beide einhalten können. Welche Fristen im Zeugnisrecht sonst noch gelten, steht auf Fristen beim Arbeitszeugnis.
Fünf Fallen im Eigenentwurf
Die Fehler wiederholen sich, und alle fünf sind vermeidbar, wenn man sie kennt.
So machen Sie es richtig
- Aufgaben nach Bedeutung ordnen, nicht nach Datum
- Eine Leistungsstufe wählen, die Sie begründen können
- Alle Personengruppen im Verhaltensteil nennen
- Schlussformel mit Dank, Bedauern und Wünschen
- Bearbeitbare Datei abgeben, Frist vereinbaren
Das vermeiden Sie
- Superlative stapeln, bis der Text kippt
- Funktionen oder Projekte erfinden
- Den Austrittsgrund umdeuten
- Das Ausstellungsdatum offenlassen
- Den Entwurf nur mündlich ankündigen
Zur vierten Falle noch ein Wort, weil sie besonders häufig auftritt: Das Ausstellungsdatum gehört auf den letzten Arbeitstag oder in dessen Nähe. Ein Zeugnis, das Monate nach dem Austritt datiert ist, wirft die Frage auf, warum es so lange gedauert hat. Welche Datumsfehler Arbeitgebern sonst noch unterlaufen, listet Typische Fehler der Arbeitgeber.
Ein Fachmann Betriebsunterhalt EFZ gab seinen Entwurf als PDF ab. Der Betrieb tippte ihn neu und verlor dabei drei von acht Aufgaben sowie das Wort «selbstständig». Beim zweiten Anlauf mit Word-Datei blieben 90 Prozent des Wortlauts stehen.
Und schliesslich die Frage, die am häufigsten kommt: Was, wenn der Betrieb stark kürzt? Fragen Sie nach dem Grund, bevor Sie widersprechen. Oft stört nicht die Aussage, sondern das Wort. Betrifft die Streichung dagegen eine Tatsache, die Ihre Tätigkeit geprägt hat, dürfen Sie auf deren Aufnahme bestehen – wie das ohne Streit geht, zeigt Arbeitszeugnis korrigieren lassen.
Vorschlag jetzt prüfen lassen
Dafür müssen Sie nicht auf eine andere Seite wechseln. Entwurf oder fertiges Zeugnis hochladen, mehr braucht es nicht. Die Auswertung kommt als PDF und Word-Datei per E-Mail.
Woran sich diese Seite hält
- Rechtsgrundlage
- Der Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis ergibt sich aus Art. 330a OR. Er richtet sich gegen den Betrieb – wer den Text vorformuliert, ändert daran nichts.
- Wahrheit und Wohlwollen
- Ein Zeugnis muss wahr und zugleich wohlwollend sein. Beides gilt auch für einen Eigenentwurf. Den Schutz der Persönlichkeit regelt Art. 328 OR.
- Vollständigkeit
- Prägende Aufgaben und Umstände gehören hinein; ein Weglassen wird als Aussage gelesen. Einzelne Vorfälle ohne Bedeutung für das Gesamtbild dürfen fehlen.
- Was hier nicht angeboten wird
- Kein Schreiben Ihres Zeugnisses in Ihrem Namen, keine Rechtsberatung, keine Vertretung gegenüber dem Betrieb. Angeboten wird die Einordnung eines vorhandenen Textes.
- Für wen diese Seite ist
- Für Angestellte in der Schweiz, die einen Zeugnisentwurf abgeben sollen oder wollen – und wissen möchten, wie ihr Text auf eine Personalabteilung wirkt.
Häufige Fragen
Darf ich mein Arbeitszeugnis selbst schreiben?
Schreiben dürfen Sie, ausstellen muss der Betrieb. Er bleibt für Inhalt und Unterschrift verantwortlich und darf Ihren Text kürzen oder ändern. Ein Entwurf ist deshalb kein rechtlicher Trick, sondern ein Vorschlag, der Ihnen erfahrungsgemäss eine bessere Ausgangslage verschafft als ein Blanko-Zeugnis.
Ist ein selbst geschriebenes Zeugnis später angreifbar?
Nein, solange der Betrieb es unterschreibt. Mit der Unterschrift macht er den Text zu seiner eigenen Aussage. Kritisch wird es nur, wenn Sie Angaben hineinschreiben, die nicht stimmen. Falsche Tatsachen können Sie später die Stelle kosten und dem Betrieb eine Haftung einbringen.
Wie ausführlich soll der Entwurf sein?
Eine Seite bei bis zu drei Jahren, maximal zwei Seiten bei längerer Anstellung. Wichtiger als die Länge ist die Vollständigkeit: Personalien, Dauer, Tätigkeitsbeschrieb, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, Austrittsgrund und Schlussformel. Fehlt ein Baustein, fällt das auf.
Darf ich mir selbst die beste Note geben?
Sie dürfen es vorschlagen, aber es sollte zur Realität passen. Ein Entwurf mit durchgehender Bestnote nach einer Anstellung mit Zielvereinbarungen im Mittelfeld wird meist zurückgewiesen oder heruntergestuft. Realistisch formuliert und gut belegt kommen Sie weiter.
Was mache ich, wenn der Betrieb meinen Entwurf stark kürzt?
Fragen Sie nach dem Grund und bieten Sie eine Alternative an. Häufig stört nicht die Aussage, sondern die Formulierung. Wenn eine gestrichene Passage eine Tatsache betrifft, die Ihre Aufgaben prägte, können Sie sich auf das Vollständigkeitsprinzip berufen und die Aufnahme erneut beantragen.